Положение об архивном отделе

УТВЕРЖДЕНО

Постановлением администрации

района

от 28.01.2009 № 31

П О Л О Ж Е Н И Е

об архивном отделе администрации

Староюрьевского района Тамбовской области

1. Общие положения

1.1. Архивный отдел администрации Староюрьевского района (далее – Отдел) является структурным подразделением администрации без образования юридического лица, имеет угловой штамп и печать отдела.

1.2. Отдел образуется постановлением администрации Староюрьевского района (далее администрация).

1.3. Финансирование и материально-техническое обеспечение Отдела осуществляется администрацией, целевой объем ассигнований на содержание Отдела предусматривается в ее бюджете. Финансирова-ние и материально-техническое обеспечение отдела может также производиться за счет субвенций и материальных средств, предо-ставляемых бюджетами других уровней для исполнения отдельных полномочий.

1.4. Отдел руководствуется в своей деятельности Конституцией РФ, Федеральным законом от 06.10.2003 № 131-ФЗ «Об общих прин-ципах организации местного самоуправления в Российской Фе-дерации», Федеральным законом от 22.10.2004 № 125 «Об архивном деле в Российской Федерации», Законом Тамбовской области от 03.03.2006 № 4-З «О наделении органов местного самоуправления муниципальных районов и городских округов Тамбовской области отдельными государственными полномочиями Тамбовской области по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности и находящихся на территории муниципальных образований», Законом Тамбовской области от 23.06.2006 № 54-З «Об Архивном фонде Тамбовской области», Уставом Староюрьевского района, иными законодательными и правовыми актами РФ и области, постановлениями и распоряжениями администрации, Правилами организации хране-ния, комплектования, учета и использования документов Архивно-го фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденными приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 г. № 19, настоящим Положением.

1.5. Положение об Отделе утверждается постановлением администра-ции по согласованию с управлением культуры и архивного дела области.

1.6. Отдел организует выполнение возложенных на него функций не-посредственно и через архивы органов местного самоуправления, организаций, учреждений, предприятий (далее – Организаций) – источников комплектования Отдела в пределах своих полномочий.

1.7. Реорганизация и ликвидация Отдела осуществляется администра-цией в установленном порядке.

2. Основные задачи.

Основными задачами Отдела являются:

2.1. развитие и совершенствование архивного дела в Староюрьевском

районе, анализ его состояния ;

2.2. обеспечение хранения, комплектования, учета и использования ар-

хивных документов и архивных фондов, хранящихся в Отделе ;

2.3. координация деятельности организаций – источников комплектова-

ния Отдела в области архивного дела ;

2.4. ведение государственного учета документов Архивного фонда Там-

бовской области, хранящихся в архивах организаций – источников

комплектования Отдела, осуществление контроля за сохранностью и

использованием названных документов .

3.Функции.

Отдел в соответствии с возложенными на него задачами исполняет сле-

дующие функции :

3.1. разрабатывает годовые и перспективные планы развития архивного

дела в Староюрьевском районе и составляет отчеты об их ис-

полнении.

3.2. обеспечивает хранение, комплектование, учет и использование ар-

хивных документов и архивных фондов Отдела, в том числе:

3.2.1. обеспечивает постоянное хранение, комплектование, учет и исполь-

зование:

- архивных фондов и архивных документов организаций на носителях различных видов, а также документов личного происхождения, относящихся к Архивному фонду Российской Федерации, переданных на законном основании на хранение в Отдел ;

- печатных, аудиовизуальных и других материалов, дополняющих фонды Отдела ;

- учетных документов, архивных справочников, картотек и других материалов, необходимых в практической работе Отдела ;

3.2.2. обеспечивает временное хранение, комплектование,учет и использо-

вание документов :

- постоянного хранения, образовавшихся в деятельности располагающихся на территории Староюрьевского района организаций, относящихся к государственной собственности, в ходе реализации отдельных государственных полномочий, переданных Отделу в соответствии с действующим законодательством и (или) заключенными договорами.

- по личному составу ликвидированных организаций, зарегистрирован-ных и (или) функционировавших на территории Староюрьевского района, не имеющих правопреемников или вышестоящих организа-ций.

3.2.3. по согласованию с администрацией при наличии свободных площа-

дей и необходимых условий может осуществлять хранение других

архивных документов организаций и граждан ;

3.3. разрабатывает и, по согласованию с экспертно-проверочной комис-сией управления культуры и архивного дела области, представляет на утверждение администрации списки организаций – источников комплектования Отдела, ведет систематическую работу по их уточнению и усовершенствованию ;

3.4. осуществляет прием документов Архивного фонда Тамбовской области и других архивных документов на хранение в Отдел ;

3.5. проводит в установленном порядке экспертизу ценности архивных документов, хранящихся в отделе ;

3.6. создает и совершенствует научно-справочный аппарат к архивным документам, хранящимся в Отделе, при наличии соответсвующих технических средств и кадрового обеспечения создает автоматизи-рованные информационно-поисковые системы, банки и базы дан-ных, справочники о составе документов ;

3.7. осуществляет организационно-методическое руководство деятель-ностью архивов организаций – источников комплектования Отдела, в том числе :

3.7.1. по согласованию с руководством организаций и (или) в соответствии с заключенными администрацией договорами о сотрудничестве в области архивного дела, проводит проверки сохранности, учета и использования архивных документов в организациях;

3.7.2. рассматривает и согласовывает Положения об архивах,эксперт-ных комиссиях и инструкции по делопроизводству организаций;

3.7.3. рассматривает и представляет ЭПК управлению культуры и архивного дела области для утверждения описи дел постоянного хранения, акты о выделении к уничтожению дел с истекшими сроками хранения, для согласования – описи дел по личному составу, номенклатуры дел организаций, акты о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны, акты о неисправимых повреждениях документов;

3.7.4. изучает и обобщает результаты работы архивов организаций, распространяет их положительный опыт;

3.7.5. проводит совещания, семинары и консультации по вопросам организации архивного дела;

3.7.6. оказывает содействие организациям, расположенным на терри-тории Староюрьевского района, в обеспечении хранения, комплектования, учета и использования архивных документов;

3.7.7. разрабатывает и реализует мероприятия по улучшению работы архивов организаций, повышению квалификации их работников.

3.8. Информирует органы местного самоуправления , иных заинте- ресованных лиц о составе и содержании архивных фондов и архивных документов Отдела.

3.9. Исполняет запросы обращающихся на законном основании юридических и физических лиц о предоставлении документной архивной информации, выдает соответсвующим образом оформленные архивные справки, выписки, копии документов, информационные письма, тематические перечни, тематические обзоры документов или письма об отсутствии запрашиваемых сведений в архиве.

3.10. Организует работу пользователей архивных документов в Отделе.

3.11. Популяризует архивное дело и архивные документы : оформляет документные выставки, готовит материалы для средств массовой информации, проводит встречи с общественностью, использует иные средства для достижения указанной цели.

4. Права.

Отделу предоставляется право :

4.1. Вносить на рассмотрение администрации предложения по

- развитию архивного дела, улучшению обеспечения сохранности, ком-плектования, учета и использования архивных документов;

- заключению договоров с немуниципальными организациями о сотру-дничестве и внесении их в список источников комплектования Отдела;

- совершенствованию работы архивов организаций.

4.2. Участвовать в подготовке и рассмотрении администрацией вопросов

архивного дела, в том числе готовить проекты распорядительных доку

ментов администрации.

4.3. Запрашивать и получать от организаций – источников комплектова-

ния Отдела необходимые сведения о работе и состоянии ведомствен-

ных архивов и организации документов в делопроизводстве.

4.4. Давать в пределах своей компетенции организациям - источникам

комплектования Отдела рекомендации по вопросам архивного дела.

4.5. Принимать участие в совещаниях, семинарах и иных мероприятиях,

проводимых администрацией и ее структурными подразделениями,

управлением культуры и архивного дела области.

4.6. Ставить перед органами местного самоуправления, государственной

власти вопросы о привлечении к ответственности за нарушение зако-

нодательства в области архивного дела должностных лиц организа-

ций, независимо от формы собственности и ведомственной подчи-

ненности, а также физических лиц.

5. Организация работы.

5.1. Отдел возглавляет начальник, назначаемый на должность и осво-

бождаемый от должности постановлением администрации.

5.2. Начальник Отдела и работники Отдела являются муниципальными

служащими.

5.3. Начальник Отдела :

5.3.1.планирует и организует деятельность Отдела и несет персональ-

ную ответственность за выполнение возложенных на Отдел задач

5.3.2.отчитывается перед администрацией и в установленном порядке

информирует управление культуры и архивного дела области о

работе Отдела и состоянии архивного дела в Староюрьевском

районе.

5.4. Деятельность Отдела осуществляется в соответствии с действующим законодательством, правилами и инструкциями в области архивного дела, разработанными Федеральным архивным агенством и управлением культуры и архивного дела области, на основе целевых программ, годового плана развития архивного дела в Староюрьевском районе, утвержденного администрацией и согласованного с управлением культуры и архивного дела области.

5.5. Отдел организует свою работу во взаимодействии с органами местного самоуправления, управлением культуры и архивного дела области, научной и культурной общественностью, органи-зациями и гражданами.

5.6. При смене начальника Отдела прием-передача дел осуществля-ется специально созданной комиссией, в состав которой входят представители администрации и, по согласованию,- управления культуры и архивного дела области. Акт приема-передачи утвер-ждается администрацией и представляется в управление культу-ры и архивного дела области.

5.7. Ликвидация и реорганизация отдела осуществляется админист-рацией. Управление культуры и архивного дела области инфор-мируется о произведенных действиях. Архивные фонды и архив-ные документы Отдела передаются организации- правопреемни-ку, при отсутствии правопреемника место хранения архивных фондов и архивных документов Отдела определяется по согласо-ванию с управлением культуры и архивного дела области.

6. Взаимоотношения. Связи.

Отдел при исполнении своих функций взаимодействует с :

- администрацией и ее структурными подразделениями;

- управлением культуры и архивного дела области;

- органами местного самоуправления Староюрьевского района;

- организациями различных форм собственности, осуществляющими свою деятельность на территории Староюрьевского района, а также их делопроизводственными, архивными и экспертными службами;

- средствами массовой информации;

- общественными объединениями;

- гражданами.

7. Ответственность.

7.1. Начальник Отдела несет персональную ответственность за выпол-

нение задач, возложенных на Отдел, с учетом прав, предоставлен-

ных ему настоящим Положением, и в пределах полномочий, пре-

доставленных Отделу.

7.2. Специалисты Отдела несут ответственность за выполнение возло-

женных на них обязанностей в соответствии с трудовыми догово-

рами и должностными инструкциями.

СОГЛАСОВАНО

Первый заместитель начальника

Управления культуры и архивного

дела Тамбовской области

И.П.Журавлев

АДМИНИСТРАЦИЯ СТАРОЮРЬЕВСКОГО РАЙОНА

ТАМБОВСКОЙ ОБЛАСТИ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

28. 01.2009 с. Староюрьево № 31

Об утверждении Положения об архивном

отделе администрации Староюрьевского

района Тамбовской области

В целях исполнения архивным отделом действующего законодатель-ства, активизации развития архивного дела в районе ПОСТАНОВЛЯЮ :

1.Утвердить Положение об архивном отделе администрации Староюрьевкого района Тамбовской области согласно приложения.

2. Постановление от 08.12.2005 № 391 «Об утверждении Положения об архивном отделе администрации Староюрьевского района» считать утра-тившим силу.

Глава района С.А.Чиркин

Ведищева

4-15-87