Положение об архивном отделе

 

                                                                                УТВЕРЖДЕНО
                                                                          Постановлением администрации
                                                                          района
                                                                          от 28.01.2009     № 31
 
 
                                      П О Л О Ж Е Н И Е
 
                      об архивном отделе администрации
                      Староюрьевского района Тамбовской области
 
        1. Общие положения
 
1.1.          Архивный отдел администрации Староюрьевского района (далее – Отдел) является структурным подразделением администрации без образования юридического лица, имеет угловой штамп и печать отдела.
1.2.          Отдел образуется постановлением администрации Староюрьевского района (далее администрация).
1.3.          Финансирование и материально-техническое обеспечение Отдела осуществляется администрацией, целевой объем ассигнований на содержание Отдела предусматривается в ее бюджете. Финансирова-ние и материально-техническое обеспечение отдела может также производиться за счет субвенций и материальных средств, предо-ставляемых бюджетами других уровней для исполнения отдельных полномочий.
1.4.          Отдел руководствуется в своей деятельности Конституцией РФ, Федеральным законом от 06.10.2003 № 131-ФЗ «Об общих прин-ципах организации местного самоуправления в Российской Фе-дерации», Федеральным законом от 22.10.2004 № 125 «Об архивном деле в Российской Федерации», Законом Тамбовской области от 03.03.2006 № 4-З «О наделении органов местного самоуправления муниципальных районов и городских округов Тамбовской области отдельными государственными полномочиями Тамбовской области по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности и находящихся на территории муниципальных образований», Законом Тамбовской области от 23.06.2006 № 54-З «Об Архивном фонде Тамбовской области», Уставом Староюрьевского района, иными законодательными и правовыми актами РФ и области, постановлениями и распоряжениями администрации, Правилами организации хране-ния, комплектования, учета и использования документов Архивно-го фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденными приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 г. № 19, настоящим Положением.
1.5.          Положение об Отделе утверждается постановлением администра-ции по согласованию с управлением культуры и архивного дела области.
1.6.          Отдел организует выполнение возложенных на него функций не-посредственно и через архивы органов местного самоуправления, организаций, учреждений, предприятий (далее – Организаций) – источников комплектования Отдела в пределах своих полномочий.
1.7.          Реорганизация и ликвидация Отдела осуществляется администра-цией в установленном порядке.
 
2. Основные задачи.
 
      Основными задачами Отдела являются:
      2.1. развитие и совершенствование архивного дела в Староюрьевском  
             районе, анализ его состояния ;
      2.2. обеспечение хранения, комплектования, учета и использования ар-
             хивных документов и архивных фондов, хранящихся в Отделе ;
      2.3. координация деятельности организаций – источников комплектова-
             ния Отдела в области архивного дела ;
      2.4. ведение государственного учета документов Архивного фонда Там-
             бовской области, хранящихся в архивах организаций – источников
            комплектования Отдела, осуществление контроля за сохранностью и
            использованием названных документов .
 
       3.Функции.
      Отдел в соответствии с возложенными на него задачами исполняет сле-
      дующие функции :
      3.1. разрабатывает годовые и перспективные планы развития архивного
             дела в Староюрьевском районе и составляет отчеты об их ис-
             полнении.
      3.2. обеспечивает хранение, комплектование, учет и использование ар-
             хивных документов и архивных фондов Отдела, в том числе:
      3.2.1. обеспечивает постоянное хранение, комплектование, учет и исполь-
                зование:
        - архивных фондов и архивных документов организаций на носителях           различных видов, а также документов личного происхождения, относящихся к Архивному фонду Российской Федерации, переданных на законном   основании на хранение в Отдел   ;
-         печатных, аудиовизуальных и других материалов, дополняющих фонды Отдела ;
-         учетных документов, архивных справочников, картотек и других материалов, необходимых в практической работе Отдела ;
3.2.2. обеспечивает временное хранение, комплектование,учет и использо-
        вание документов :
-         постоянного хранения, образовавшихся в деятельности располагающихся на территории Староюрьевского района организаций, относящихся к государственной собственности, в ходе реализации отдельных государственных полномочий, переданных Отделу в соответствии с действующим законодательством и (или) заключенными договорами.
-         по личному составу ликвидированных организаций, зарегистрирован-ных и (или) функционировавших на территории Староюрьевского района, не имеющих правопреемников или вышестоящих организа-ций.
3.2.3. по согласованию с администрацией при наличии свободных площа-
         дей и необходимых условий может осуществлять хранение других
         архивных документов организаций и граждан ;
3.3.          разрабатывает и, по согласованию с экспертно-проверочной комис-сией управления культуры и архивного дела области, представляет на утверждение администрации списки организаций – источников комплектования Отдела, ведет систематическую работу по их уточнению и усовершенствованию ;
3.4.          осуществляет прием документов Архивного фонда Тамбовской области и других архивных документов на хранение в Отдел ;
3.5.          проводит в установленном порядке экспертизу ценности архивных документов, хранящихся в отделе ;
3.6.          создает и совершенствует научно-справочный аппарат к архивным документам, хранящимся в Отделе, при наличии соответсвующих технических средств и кадрового обеспечения создает автоматизи-рованные информационно-поисковые системы, банки и базы дан-ных, справочники о составе документов ;
3.7.          осуществляет организационно-методическое руководство деятель-ностью архивов организаций – источников комплектования Отдела, в том числе :
3.7.1.   по согласованию с руководством организаций и (или) в соответствии с заключенными администрацией договорами о сотрудничестве в области архивного дела, проводит проверки сохранности, учета и использования архивных документов в организациях;
3.7.2.   рассматривает и согласовывает Положения об архивах,эксперт-ных комиссиях и инструкции по делопроизводству организаций;
3.7.3.   рассматривает и представляет ЭПК управлению культуры и архивного дела области для утверждения описи дел постоянного хранения, акты о выделении к уничтожению дел с истекшими сроками хранения, для согласования – описи дел по личному составу, номенклатуры дел организаций, акты о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны, акты о неисправимых повреждениях документов;
3.7.4.   изучает и обобщает результаты работы архивов организаций, распространяет их положительный опыт;
3.7.5.   проводит совещания, семинары и консультации по вопросам организации архивного дела;
3.7.6.   оказывает содействие организациям, расположенным на терри-тории Староюрьевского района, в обеспечении хранения, комплектования, учета и использования архивных документов;
3.7.7.   разрабатывает и реализует мероприятия по улучшению работы архивов организаций, повышению квалификации их работников.
3.8.    Информирует органы местного самоуправления , иных заинте-     ресованных лиц о составе и содержании архивных фондов и архивных документов Отдела.
3.9.           Исполняет запросы обращающихся на законном основании юридических и физических лиц о предоставлении документной архивной информации, выдает соответсвующим образом оформленные архивные справки, выписки, копии документов, информационные письма, тематические перечни, тематические обзоры документов или письма об отсутствии запрашиваемых сведений в архиве.
3.10.      Организует работу пользователей архивных документов в Отделе.
3.11.      Популяризует архивное дело и архивные документы : оформляет документные выставки, готовит материалы для средств массовой информации, проводит встречи с общественностью, использует иные средства для достижения указанной цели.
     4. Права.
 
    Отделу предоставляется право :
    4.1. Вносить на рассмотрение администрации предложения по
-         развитию архивного дела, улучшению обеспечения сохранности, ком-плектования, учета и использования архивных документов;
-         заключению договоров с немуниципальными организациями о сотру-дничестве и внесении их в список источников комплектования Отдела;
-         совершенствованию работы архивов организаций.
     4.2. Участвовать в подготовке и рассмотрении администрацией вопросов
            архивного дела, в том числе готовить проекты распорядительных доку
            ментов администрации.
     4.3. Запрашивать и получать от организаций – источников комплектова-
            ния Отдела необходимые сведения о работе и состоянии ведомствен-
            ных архивов и организации документов в делопроизводстве.
     4.4. Давать в пределах своей компетенции организациям - источникам
            комплектования Отдела рекомендации по вопросам архивного дела.
     4.5. Принимать участие в совещаниях, семинарах и иных мероприятиях,
      проводимых администрацией и ее структурными подразделениями,
      управлением культуры и архивного дела области.
     4.6. Ставить перед органами местного самоуправления, государственной
            власти вопросы о привлечении к ответственности за нарушение зако-
              нодательства в области архивного дела должностных лиц организа-
              ций, независимо от формы собственности и ведомственной подчи-
              ненности, а также физических лиц.
 
5.     Организация работы.  
5.1. Отдел возглавляет начальник, назначаемый на должность и осво-
       бождаемый от должности постановлением администрации.
5.2. Начальник Отдела и работники Отдела являются муниципальными
       служащими.
5.3.          Начальник Отдела :
5.3.1.планирует и организует деятельность Отдела и несет персональ-
         ную ответственность за выполнение возложенных на Отдел задач
5.3.2.отчитывается перед администрацией и в установленном порядке
         информирует управление культуры и архивного дела области о
         работе Отдела и состоянии архивного дела в Староюрьевском
         районе.
5.4.          Деятельность Отдела осуществляется в соответствии с действующим законодательством, правилами и инструкциями в области архивного дела, разработанными Федеральным архивным агенством и управлением культуры и архивного дела области, на основе целевых программ, годового плана развития архивного дела в Староюрьевском районе, утвержденного администрацией и согласованного с управлением культуры и архивного дела области.
5.5.           Отдел организует свою работу во взаимодействии с органами местного самоуправления, управлением культуры и архивного дела области, научной и культурной общественностью, органи-зациями и гражданами.
5.6.          При смене начальника Отдела прием-передача дел осуществля-ется специально созданной комиссией, в состав которой входят представители администрации и, по согласованию,- управления культуры и архивного дела области. Акт приема-передачи утвер-ждается администрацией и представляется в управление культу-ры и архивного дела области.
5.7.          Ликвидация и реорганизация отдела осуществляется админист-рацией. Управление культуры и архивного дела области инфор-мируется о произведенных действиях. Архивные фонды и архив-ные документы Отдела передаются организации- правопреемни-ку, при отсутствии правопреемника место хранения архивных фондов и архивных документов Отдела определяется по согласо-ванию с управлением культуры и архивного дела области.
 
 
 
6.     Взаимоотношения. Связи.
Отдел при исполнении своих функций взаимодействует с :
-         администрацией и ее структурными подразделениями;
-         управлением культуры и архивного дела области;
-         органами местного самоуправления Староюрьевского района;
-         организациями различных форм собственности, осуществляющими свою деятельность на территории Староюрьевского района, а также их делопроизводственными, архивными и экспертными службами;
-         средствами массовой информации;
-         общественными объединениями;
-         гражданами.
 
7.     Ответственность.
 
7.1. Начальник Отдела несет персональную ответственность за выпол-
       нение задач, возложенных на Отдел, с учетом прав, предоставлен-
       ных ему настоящим Положением, и в пределах полномочий, пре-
       доставленных Отделу.
7.2. Специалисты Отдела несут ответственность за выполнение возло-
       женных на них обязанностей в соответствии с трудовыми догово-
       рами и должностными инструкциями.
 
 
 
             СОГЛАСОВАНО
Первый заместитель начальника
Управления культуры и архивного
дела Тамбовской области
                                   И.П.Журавлев
 
 
 
 
АДМИНИСТРАЦИЯ СТАРОЮРЬЕВСКОГО РАЙОНА
                                             ТАМБОВСКОЙ ОБЛАСТИ
 
                                               ПОСТАНОВЛЕНИЕ
 
     28. 01.2009                        с. Староюрьево                                        № 31
 
Об утверждении Положения об архивном
отделе администрации Староюрьевского
района Тамбовской области
 
 
 
               В целях исполнения архивным отделом действующего законодатель-ства, активизации развития архивного дела в районе    ПОСТАНОВЛЯЮ :
 
               
1.Утвердить Положение об архивном отделе администрации Староюрьевкого района Тамбовской области согласно приложения.
 
2. Постановление от 08.12.2005 № 391 «Об утверждении Положения об архивном отделе администрации Староюрьевского района» считать утра-тившим силу.
 
 
 
 
 
 
Глава района                                                                  С.А.Чиркин
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Ведищева
4-15-87